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Exercício Prático no CEDOC/UnB

Na data de 23 de setembro o Professor André Ancona Lopes, na aula de Diplomática e Tipologia Documental, realizada no Centro de Documentação- CEDOC da UnB, nos apresentou um exercício bem interessante. A atividade consistia em dividir a turma em equipes de 05 alunos onde foram distribuídas as seguintes tarefas para cada um:

1 aluno seria Jornalista, que entrevistaria a Diretora do CEDOC, Tânia;

1 aluno entrevistaria os alunos pré-definidos pelo professor para responder as questões sobre o Arquivo Intermediário e Permanente do CEDOC;

2 alunos seriam observadores para observar o Arquivo Permanente e o Intermediário;

1 aluno faria pesquisa na Internet referentes a estrutura funcional do CEDOC da UnB.

Após a execução das tarefas estabelecidas, os grupos se reuniram e baseadas nas informações coletadas, deveríamos responder ao questão elaborado pelo professor, como a segue:

QUAIS AS ESPÉCIES DOCUMENTAIS EXISTENTES NO CEDOC?

Atas, Atos, Cartas, Convites, Filmes, fotos, Ofícios, Projetos, Provas, Processos, relatórios, registros, resoluções, solicitações.

QUAIS AS CORRESPONDÊNTES FUNÇÕES DE TAIS ESPÉCIES?

Atas =de registro de solenidades e reuniões

Atos =da Reitoria

Cartas= Diversas

Convite = solicitar presença de autoridades em evento

Filmes= de eventos

Fotos de eventos

Ofícios Diversos

Projetos Pedagógicos

Provas=avaliar/mensurar o conhecimento absorvido pelo corpo discente

Processos trabalhistas/seletivo de Mestrado e Doutorado

Registro de Diploma

Relatórios = resumo de atividades desenvolvidas internamente

Resolução = implementar e informar sobre procedimentos administrativos

Solicitações=

QUAIS OS TIPOS DOCUMENTAIS EXISTENTES NO CEDOC?

Atas de Reuniões Ordinárias, Atos da reitoria, Dossiês do PIBIC, Processos precatórios, Processos trabalhistas, Processos seletivo Mestrado e Doutorado, Projeto de extensão, Registros de Diploma, Resoluções da Reitoria

RELACIONE AS SÉRIES DOCUMENTAIS DO ARQUIVO DO CEDOC COM A RESPECTIVAS FASES DO CICLO DE VIDA, DE ACORDO COM A TEORIA DAS 3 IDADES.

Tipos séries documentais existente no CEDOC	Prazo de guarda		Destinação Final	Observações
Tipos séries documentais existente no CEDOC	Fase corrente	Fase Intermediária	Destinação Final	Observações
Atas de reunião Ordinárias	5 anos		Guarda Permanente
Atos da Reitoria, Normatização, Regulamentação	Enquanto Vigora		Guarda Permanente
Dossiês de PIBIC	Enquanto o aluno mantiver o vínculo com a Instituição de ensino	*	Eliminação	*O prazo total de guarda é de 100 anos
Processos Precatórios	5 anos	95 anos	Guarda Permanente
Processos seletivo	3 anos	2 anos	Eliminação
Processos trabalhistas	5 anos	95 anos	Guarda Permanente
Projeto de Extensão	Enquanto Vigora	5 anos	Guarda Permanente
Registro de Diploma	5 anos	5 anos	Guarda Permanente
Relatórios de Atividades	5 anos		Guarda Permanente
Resoluções da Reitoria	Enquanto Vigora	10 anos	Eliminação

SUGIRA UM PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PARA OS DOCUMENTOS DO CEDOC

ATOS DA REITORIA

Normatização, Regulamentação

Inclui documentos referentes ao funcionamento da instituição

COMISSÕES. CONSELHOS. GRUPOS DE TRABALHO. JUNTAS, COMITÊS

Atas de reuniões Ordinárias

Relatórios de Atividade

INICIAÇÂO CIENTÍFICA

Dossiês de PIBIC

DENÚNCIAS. INQUÉRITOS. SINDICÂNCIAS

Processos Precatórios

Processos trabalhistas

SELEÇÃO

Processos seletivo

EXTENSÃO

Projeto de Extensão

REGISTRO

Registro de Diploma

RESOLUÇÔES

Resoluções da Reitoria

QUE AÇÕES ARQUIVÍSTICAS PODERIAM SER IMPLANTADAS NO CEDOC?

Primeiro: fazer um levantamento da documentação acumulada no CEDOC, para saber o que de fato é orgânico e o que não é, tomando as medidas necessárias para transferir ou eliminar o que não é de competência do CEDOC custodiar.

Segundo: deve-se fazer um grupo de trabalho, nomeado com o propósito de levantar as funções e atividades de cada órgão e Secretarias das Faculdades da UnB.

Terceiro: após o levantamento da massa documental, fazer um Código de classificação e uma tabela com os prazos de guarda ou eliminação de documentos.

Quarto: após deve-se fazer uma norma onde as pessoas nos órgão e secretarias saibam o que fazer ou como recolher a documentação para o Arquivo facilitando assim os procedimentos.

* * *

Após uma breve explanação sobre a tarefa desenvolvida pela turma, o professor André prossegui com uma explicação sobre as tipologia, baseada nos documentos encontrados no CEDOC, levando em consideração os príncipios teoricos defendidos por estudiosos da aréa, como Luciana Duranti.

O fator relevante é que toda análise documental, dentre várias outras aplicabilidades, objetiva contribuir para a recupeção da informação de forma eficiente e eficaz, sendo esta busca resultado de uma gestão documental de fato orgânica-funcional.

Inspirados por este estudo, realizamos uma pesquisa na Internet e encontramos um trabalho já pronto inclusive que foi feito com a colaboração da professora Tânia, sobre o Código de Classificação de Documentos e tabela de Temporalidade das Instituições de ensino Superiores - IFES, realizado pelo Arquivo Nacional, que se encontra no LINK.: http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm, este trabalho com certeza fará com que as Universidades de todo o país possam ter um norte para começar o trabalho de organizar e guardar seus documentos fazendo com que melhorem cada vez mais esse trabalho, pois um código e uma tabela de temporalidade são instrumentos dinâmicos que precisam sempre de modificações e cuidado.

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